Fazer hoje ou amanhã?

Uma das questões mais interessantes para quem procura formas de melhorar o desempenho das organizações tem a ver com o que nos leva a deixar para o dia seguinte tarefas que deveríamos ter feito hoje.

A esta situação chamamos "procrastinação".

De acordo com a Wikipedia, procrastinação significa:

"Counterproductive deferment of actions or tasks to a later time. Psychologists often cite such behavior as a mechanism for coping with the anxiety associated with starting or completing any task or decision. There are three criteria for a behavior to be classified as procrastination: it must be counterproductive, needless, and delaying."


A procrastinação é um problema grave que temos de combater. Resulta frequentemente num acréscimo de ansiedade, sentimento de culpa, menor motivação e maior ocorrência de erros, quando finalmente somos "obrigados" a fazer as tarefas que adiamos.

Em 2006 o psicólogo Fuschia Sirois, da Universidade de Windsor no Canadá, publicou um estudo de 254 adultos que mostra que os procrastinadores tinham um nível de ansiedade superior e mais problemas de saúde do que os indivíduos que completavam as tarefas atempadamente.

A procrastinação leva a que os colaboradores confundam a importância de uma tarefa com a sua urgência. Muitas vezes as tarefas tornam-se urgentes precisamente porque não foram realizadas na altura certa.

É frequente fazermos primeiro as tarefas urgentes mas não importantes e depois as tarefas importantes mas não urgentes. Este comportamento prejudica o alcançar dos objectivos, podendo mesmo impedir a sua concretização.

Num artigo publicado na revista "Psychology Today", o Prof. Peirs Steel da Universidade de Calgary no Canadá refere que as pessoas valorizam mais o prazer que obtêm hoje do que o prazer obtido amanhã e apresenta uma formula que permite calcular a utilidade de uma tarefa: 

Utilidade da Tarefa = (Expectativa x Benefício) / (Impulsividade x Demora)

De acordo com esta formula as pessoas dedicam-se mais facilmente à realização de tarefas com uma utilidade por elas considerada elevada.

Utilizando a formula de Piers Steel é possível identificar várias coisas que podemos fazer para combater a procrastinação:

1. Tornando claros quais os benefícios da realização das tarefas. Os colaboradores deverão ser capazes de entender a relação entre a realização de cada tarefa e o contributo da mesma para alcançar os objectivos definidos a nível individual, do grupo ou da empresa;

2. Aumentando a expectativa que a pessoa tem em relação a conseguir obter os benefícios, através, por exemplo, de acções de formação, utilização de melhores práticas ou disponibilização de ferramentas que permitam aumentar a produtividade;

3. Reduzindo a demora na obtenção de benefícios, partindo grandes objectivos (que exigem períodos longos para serem alcançados) em objectivos mais pequenos (capazes de serem concretizados em períodos de tempo menores);

4. Reduzindo a sensibilidade das pessoas em relação a alcançar benefícios futuros, através do que o psicólogo Shane Owens da Universidade de Hofstra denomina "intenções implementáveis", ou seja, especificando com detalhe o que fazer, quando fazer e como fazer tarefas. Num estudo publicado em 2008, Shane Owens demonstrou que as pessoas com "intenções implementáveis" tinham uma probabilidade de cumprirem com os seus compromissos oito vezes superior à das pessoas sem "intenções implementáveis".