Seis passos para melhorar a gestão do relacionamento com os seus fornecedores

Quer saber o que o Departamento de Compras deve começar já a fazer para estar preparado para o período de recuperação económica que se segue?

Há algumas iniciativas que consideramos essenciais para que, passado o período em que a redução de custos e o aumento do cash-flow constituem as grandes prioridades, as Compras se possam voltar a focar em iniciativas de longo prazo.

Embora a definição de prioridades seja compreensível, existem razões para que as organizações não descurem o relacionamento com os seus fornecedores mais importantes, devendo estar atentas e apoiá-los, sempre que possível, em situações de dificuldades financeiras. Só assim é possível garantir a preferência destes fornecedores quando as condições económicas melhorem.

Seis passos essenciais para a melhoria do relacionamento com os seus fornecedores:

1) Segmentação da base de fornecedores:

O esforço de construção de relações de parceria com os fornecedores só é possível após a sua categorização em diferentes níveis, tais como: fornecedores aprovados, fornecedores preferenciais, fornecedores estratégicos, entre outros. Um processo de segmentação tem de ser realizado com o envolvimento de toda a organização, incluindo as áreas de negócio, para que seja possível chegar a um consenso sobre quais são os fornecedores a que deve ser prestada mais atenção.

2) Garantir o patrocínio da Administração:

É muito importante que a gestão dos fornecedores estratégicos seja realizada com o envolvimento de um elemento do conselho de administração, para garantir o alinhamento destes fornecedores com os objectivos estratégicos da organização.

3) Processos de gestão de fornecedores bem definidos:

É essencial detalhar os processos internos de gestão do relacionamento com os fornecedores, para uma definição clara de funções e responsabilidades.

4) Utilização eficiente da tecnologia:

A gestão do relacionamento com os fornecedores pode ser potenciada através da utilização de ferramentas como os Portais de Fornecedores, cujas funcionalidades cobrem todo o ciclo de relacionamento, desde a qualificação, pedidos de proposta, gestão de contratos, facturação, avaliação de desempenho, entre outras.

5) Aumentar as competências de gestão de relacionamento das equipas de compras:

A gestão do relacionamento com os fornecedores necessita de competências distintas das que usualmente podem ser encontradas nos departamentos de compras, como a criatividade, a gestão de contas e a capacidade de trabalhar diversos assuntos e lidar com diferentes intervenientes.

6) Quantificação dos benefícios:

A quantificação do valor das poupanças obtidas através da implementação de iniciativas de gestão do relacionamento com os fornecedores pode ser extremamante difícil. No entanto, não se podem menosprezar os benefícios não quantificáveis, como por exemplo, o acesso à inovação e uma maior velocidade de colocação da oferta no mercado, a que os executivos das organizações não são de todo indiferentes, já que podem alavancar vantagens competitivas mais importantes que as próprias poupanças por si só.

Martin Christopher, um académico especialista em Supply Chain da Universidade de Cranfield, afirma "As oportunidades de redução de custos através da gestão de categorias são finitas. No entanto, as oportunidades para obter valor através da gestão do relacionamento com os fornecedores são infinitas e apenas estamos limitados pela nossa imaginação".

É claro que a melhoria das capacidades internas de gestão do relacionamento com os fornecedores de uma organização constitui apenas uma das faces da moeda. Para maximizar estas oportunidades é necessário garantir o envolvimento dos principais fornecedores, ouvi-los e actuar de acordo com as suas ideias, tornando as nossas organizações mais atractivas e fomentando a criação de relações de confiança que ainda não existem entre clientes e fornecedores.

O verdadeiro desafio consiste no desenvolvimento das competências e capacidades que permitam implementar estas boas práticas de forma mais consistente e fazer da Gestão do Relacionamento com os Fornecedores uma forma de trabalhar, em vez de uma mera iniciativa que se coloca de lado assim que as condições económicas se agravam.


Ana Patrícia Gonçalves