Sobre o custo de fazer várias tarefas ao mesmo tempo

Acha que é mais produtivo porque está atender uma chamada telefónica ao mesmo tempo que está a ler um email no seu iPhone, a falar com um colega e a preparar um Powerpoint?

A realização simultânea de várias tarefas, o que em Inglês chamamos Multi-tasking, ao contrário do que muitos acham, reduz significativamente a produtividade e pode mesmo ser prejudicial para a saúde.


Multi-tasking e redução da produtividade

Num estudo recente, um grupo de empregados da Microsoft demorou, em média, 15 minutos para retornar as tarefas mentalmente exigentes, como escrever relatórios ou programar uma aplicação, após terem interrompido essas tarefas para responder a um email ou uma mensagem instantânea. Ainda mais grave é o facto de durante a interrupção alguns dos colaboradores acabarem por se dispersar na consulta de páginas na Internet ou a responder a outras mensagens.

Quando interrompemos uma tarefa para iniciar uma outra temos um custo em termos do tempo necessário para iniciar a nova tarefa e temos um custo adicional que é o tempo que precisamos para nos lembrarmos do que estávamos a fazer inicialmente. Podemos eliminar estes custos se começarmos uma nova tarefa apenas quando a que estamos a fazer terminou.

Multi-tasking e erros cometidos durante a execução de tarefas

Para além dos custos em tempo perdido decorrentes de multi-tasking existe um outro grave inconveniente que é o impacto negativo na qualidade do trabalho realizado. Ao dividirmos a nossa atenção por diferentes tarefas acabamos por estar mais susceptíveis a cometer erros na execução das tarefas.

Multi-tasking e o impacto na nossa saúde

Multi-tasking também pode afectar negativamente a nossa saúde. Um estudo da Universidade de Michigan demonstrou que as pessoas a quem foi pedido que fizessem diversas tarefas em simultâneo apresentam níveis hormonas de stress e de adrenalina elevados, capazes de, no longo-prazo, resultarem em sérios problemas de saúde.

Recomendações/Quick Wins

Dados os impactos negativos do multi-tasking na produtividade, qualidade do trabalho e saúde das pessoas, recomendamos o seguinte:

- Desligue a notificação automática da recepção de novos emails;
- Consulte a sua caixa de correio electrónico no máximo uma vez por hora ou, melhor ainda, uma vez na manhã e outra à tarde;
- Desligue o seu sistema de mensagens instantâneas;
- Procure um ambiente de trabalho sossegado, sem pessoas a falar alto e sem música com palavras ou versos;
- Coloque o seu telemóvel em silencio enquanto está a trabalhar e verifique os telefonemas recebidos no máximo uma vez por hora ou, melhor ainda, uma vez na manhã e outra à tarde.