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Sobre o custo de fazer várias tarefas ao mesmo tempo

2 Comentários Terça, 16 de Março de 2010

Acha que é mais produtivo porque está atender uma chamada telefónica ao mesmo tempo que está a ler um email no seu iPhone, a falar com um colega e a preparar um Powerpoint?

A realização simultânea de várias tarefas, o que em Inglês chamamos Multi-tasking, ao contrário do que muitos acham, reduz significativamente a produtividade e pode mesmo ser prejudicial para a saúde.

Multi-tasking e redução da produtividade

Num estudo recente, um grupo de empregados da Microsoft demorou, em média, 15 minutos para retornar as tarefas mentalmente exigentes, como escrever relatórios ou programar uma aplicação, após terem interrompido essas tarefas para responder a um email ou uma mensagem instantânea. Ainda mais grave é o facto de durante a interrupção alguns dos colaboradores acabarem por se dispersar na consulta de páginas na Internet ou a responder a outras mensagens.

Quando interrompemos uma tarefa para iniciar uma outra temos um custo em termos do tempo necessário para iniciar a nova tarefa e temos um custo adicional que é o tempo que precisamos para nos lembrarmos do que estávamos a fazer inicialmente. Podemos eliminar estes custos se começarmos uma nova tarefa apenas quando a que estamos a fazer terminou.

Multi-tasking e erros cometidos durante a execução de tarefas

Para além dos custos em tempo perdido decorrentes de multi-tasking existe um outro grave inconveniente que é o impacto negativo na qualidade do trabalho realizado. Ao dividirmos a nossa atenção por diferentes tarefas acabamos por estar mais susceptíveis a cometer erros na execução das tarefas.

Multi-tasking e o impacto na nossa saúde

Multi-tasking também pode afectar negativamente a nossa saúde. Um estudo da Universidade de Michigan demonstrou que as pessoas a quem foi pedido que fizessem diversas tarefas em simultâneo apresentam níveis hormonas de stress e de adrenalina elevados, capazes de, no longo-prazo, resultarem em sérios problemas de saúde.

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Fazer hoje ou amanhã?

0 Comentários Segunda, 08 de Março de 2010

Uma das questões mais interessantes para quem procura formas de melhorar o desempenho das organizações tem a ver com o que nos leva a deixar para o dia seguinte tarefas que deveríamos ter feito hoje.

A esta situação chamamos "procrastinação".

De acordo com a Wikipedia, procrastinação significa:

"Counterproductive deferment of actions or tasks to a later time. Psychologists often cite such behavior as a mechanism for coping with the anxiety associated with starting or completing any task or decision. There are three criteria for a behavior to be classified as procrastination: it must be counterproductive, needless, and delaying."

A procrastinação é um problema grave que temos de combater. Resulta frequentemente num acréscimo de ansiedade, sentimento de culpa, menor motivação e maior ocorrência de erros, quando finalmente somos "obrigados" a fazer as tarefas que adiamos.

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